El uso de excel o software para una empresa constructora ya no es una elección.
¿Recuerdas cuando los mapas de papel eran imprescindibles para viajar? Hoy, aplicaciones como Google Maps nos guían con precisión y eficiencia. Entonces, ¿por qué seguir navegando la gestión de tu constructora con las limitaciones de Excel?
¿Cuántas horas se pierden en una constructora introduciendo datos manualmente, verificando cifras, o buscando entre interminables hilos de emails para confirmar una contratación? ¿Y el tiempo que lleva comparar presupuestos en hojas de cálculo o rastrear la entrega de materiales en documentos dispersos?
Entra en la nueva era de la gestión de compras, estudios y contrataciones. Imagina dar el salto a softwarse diseñados específicamente para las necesidades únicas de tu empresa constructora, un lugar donde la colaboración se sincroniza con la precisión de un GPS tecnológico.
¿Por qué conformarte con un mapa estático cuando puedes tener una solución dinámica que anticipa y se adapta a las necesidades de tu proyecto en tiempo real?
Deja atrás las hojas de cálculo y navega hacia el futuro de la construcción.
Los métodos tradicionales a estudio en la construcción
Durante décadas, las empresas constructoras han confiado en métodos tradicionales para administrar sus operaciones, destacando entre ellos el uso de hojas de cálculo como Excel. Esta herramienta, conocida por su flexibilidad y familiaridad, se ha convertido en una constante en los departamentos de estudios, compras y contrataciones.
Excel y métodos similares ofrecieron inicialmente una revolución en la forma de organizar y analizar datos. Permitieron a los profesionales de la construcción realizar seguimientos detallados de costos, programaciones y recursos.
Sin embargo, a medida que el sector ha evolucionado, estas herramientas han empezado a mostrar sus limitaciones. La falta de integración en tiempo real, las dificultades en la colaboración entre equipos y la limitada capacidad para adaptarse a proyectos complejos son solo algunos de los obstáculos que enfrentan las empresas que aún dependen de estos métodos tradicionales.
El uso de Excel, aunque familiar y en algunos aspectos cómodo, representa un enfoque que no ha logrado mantener el ritmo de las necesidades dinámicas y en constante evolución de la industria de la construcción.
En una era donde la eficiencia, la precisión y la rapidez son cruciales, las empresas constructoras necesitan herramientas que no solo almacenen datos, sino que también permitan una gestión ágil y proactiva de los proyectos aporten datos que puedan ser trazables de forma inteligente y colaboren en una mejor y más rápida comunicación entre las partes.
La analogía es clara: así como los mapas de papel fueron reemplazados por soluciones digitales más eficientes como Google Maps, es tiempo de que la gestión de constructoras evolucione más allá de las hojas de cálculo hacia soluciones más integradas y adaptativas. Aquí es donde entran en juego las herramientas digitales tipo software SaaS, ofreciendo una nueva dimensión en la gestión de proyectos de construcción.
En los siguientes puntos, exploraremos cómo esta transición no es solo una mejora, sino una necesidad para mantenerse competitivo en el mercado actual.
Trabajar con excel es como buscar un destino en un mapa de papel
Durante años, las hojas de cálculo como Excel han sido el pilar en la gestión de empresas constructoras. Esta herramienta se ha utilizado para una multitud de tareas esenciales: desde el seguimiento de costos y recursos hasta la programación de proyectos y la gestión de relaciones con proveedores y subcontratistas. Su versatilidad y la facilidad de uso hicieron de Excel una opción predilecta para profesionales que buscaban una forma accesible y relativamente sencilla de organizar grandes cantidades de información.
Limitaciones del excel en el intercambio y distribución de la información
Sin embargo, a medida que los proyectos se volvieron más complejos y los equipos más grandes y dispersos geográficamente, las limitaciones de Excel comenzaron a salir a la luz.
Una de estas limitaciones es la colaboración.
Las hojas de cálculo no están diseñadas para el trabajo colaborativo en tiempo real. Esto significa que los archivos deben ser constantemente enviados de un lado a otro entre los miembros del equipo, lo que lleva a una alta probabilidad de errores, versiones desactualizadas y confusión general.
Eficiencia y gestión del tiempo
En términos de eficiencia, Excel requiere una considerable cantidad de entrada manual de datos, lo que no solo es propenso a errores, sino que también consume mucho tiempo.
Este tiempo podría invertirse mejor en tareas más estratégicas o analíticas.
Además, la falta de automatización en Excel significa que los procesos como la generación de informes, la actualización de datos y el seguimiento de cambios requieren un esfuerzo manual significativo.
Adaptabilidad y Escalabilidad
Por último, aunque el Excel en el sector de la construcción es una herramienta flexible, su capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de proyectos grandes y complejos es limitada.
A medida que un proyecto crece, las hojas de cálculo se vuelven cada vez más voluminosas y difíciles de manejar. La falta de integración con otras herramientas y sistemas también es un gran desafío, lo que hace difícil para las empresas constructoras, escalar sus procesos de gestión de manera eficiente a medida que crecen.
La Necesidad de Evolucionar o perder rentabilidad
Excel versus Herramientas Digitales SaaS
El cambio tecnológico está revolucionando todos los sectores que están experimentado una transformación significativa gracias a la adopción de soluciones digitales que ofrecen mayor eficiencia y productividad a los equipos, y la disponibilidad de los datos para la toma de decisiones inteligentes.
Este cambio ha permitido a las empresas adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes del mercado y a las expectativas de los clientes. La construcción, como sector vital y en constante evolución, no puede quedarse atrás en este proceso de transformación digital.
El proceso de digitalización de las constructoras es un proceso que afecta a muchos departamentos, pero el área de compras y contrataciones se antoja más urgente porque es la más sensible y que repercute de forma más importante en la rentabilidad de una empresa constructora
Pensemos en cómo se manejan los proyectos de construcción hoy en día. Cada proyecto es un rompecabezas gigante, con cientos de piezas moviéndose constantemente: proveedores que necesitan coordinarse, plazos que cumplir, y presupuestos que administrar. Utilizar Excel para manejar todo esto es como intentar armar este rompecabezas en la oscuridad. Funciona hasta cierto punto, pero es lento, propenso a errores, y francamente, puede ser un dolor de cabeza.
Ahora, imagina tener una herramienta que no solo ilumina cada pieza del rompecabezas sino que también te ayuda a encajarlas en el lugar correcto, en el momento adecuado. Eso es lo que la tecnología digital puede hacer por la gestión de proyectos de construcción. Con software especializado, puedes:
- Ver Todo en Tiempo Real: Tener una visión clara de cada aspecto del proyecto al instante. ¿Necesitas saber quien ha respondido a tus ofertas o adjudicar una partida? Los jefes de proyecto pueden monitorear el progreso y hacer ajustes sobre la marcha, mejorando la agilidad y la capacidad de respuesta del equipo. Es tan fácil como unos cuantos clics.
- Automatizar lo Rutinario: Imagina reducir horas de trabajo manual introduciendo datos en una hoja de cálculo. La tecnología digital puede automatizar estas tareas, permitiéndote concentrarte en decisiones más importantes.
- Trabajar en Equipo, Sin Importar Dónde Estés: Los equipos de construcción a menudo están dispersos entre oficinas y sitios de construcción. Con herramientas digitales, todos pueden estar en la misma página, sin importar dónde se encuentren físicamente.
- Adaptarte y Escalar: A medida que tu empresa crece, tus herramientas deben crecer contigo. Las soluciones digitales se adaptan a tus necesidades, ya sea para un pequeño proyecto o para uno que cambie el skyline de una ciudad.
- Actualizaciones y Mantenimiento Continuos: Al estar basadas en la nube, estas soluciones se actualizan constantemente, asegurando que las empresas siempre tengan acceso a las últimas innovaciones y mejoras en seguridad.
- Integración de Datos: Estas herramientas permiten una integración fluida de datos de diferentes fuentes, asegurando que toda la información esté centralizada, actualizada y sea fácilmente accesible. Analiza con rápidos reportes y mejora tus resultados en tus obras presentes y futuras.
Las herramientas digitales basadas en el modelo de Software como Servicio (SaaS) ofrecen numerosas ventajas sobre las soluciones convencionales.
Cada vez más voces aconsejan la transición y el abandono de practicas basadas en el excel.
Lista inacabada de acciones que ya no harás manualmente con hojas de cálculo.
Esta es una lista interminable de acciones que hace una empresa constructora con hojas de cálculo y que pueden automatizarse a través de softwares o plataformas digitales:
Gestión de Proveedores y Subcontratistas
- Registro y Evaluación de Proveedores: Mantener una base de datos de proveedores y subcontratistas, incluyendo detalles como calificaciones, experiencias previas, y términos de contratación.
- Comparación de Ofertas: Utilizar hojas de cálculo para comparar cotizaciones y ofertas de diferentes proveedores o subcontratistas, evaluando factores como precio, calidad, y plazos de entrega.
Control de Costos y Presupuestos
- Seguimiento de Presupuestos: Registrar y monitorear los costos reales en comparación con los presupuestos estimados para diferentes aspectos del proyecto.
- Análisis de Costo-Beneficio: Realizar análisis para determinar la relación costo-beneficio de diferentes opciones de compra o contratación.
Planificación y Programación
- Programación de Entregas y Servicios: Organizar y coordinar las fechas de entrega de materiales y la prestación de servicios de subcontratistas.
- Comunicación con subcontratistas y proveedores: Cualquier comunicación a subcontratistas o proveedores debe hacerse por email. Tanto para el envío de excel, con las partidas de las que se solicita presupuesto, como la posterior comunicación para conformidad o no del acuerdo. El envío de documentación contractual, recepción de documentación de productos, certificados de producto, deben realizarse mediante el canal mail lo que satura la bandeja de entrada de cada responsable
Documentación y Conformidad
- Gestión de Documentos: Llevar un registro de todos los documentos importantes, como contratos, facturas, y certificaciones de cumplimiento.
- Seguimiento de Conformidad: Asegurar que todas las compras y contrataciones cumplan con las normativas y estándares del sector.
Comunicación y Reporte
- Reportes Internos y Externos: Crear informes detallados sobre el estado de las compras y contrataciones para la administración del proyecto y otros stakeholders.
- Comunicación con Departamentos Internos: Coordinar con otros departamentos, como ingeniería y finanzas, para asegurar que las compras y contrataciones se alineen con los requerimientos generales del proyecto.
Análisis y Mejora Continua
- Evaluación de Desempeño de Proveedores: Analizar el desempeño de los proveedores y subcontratistas con base en criterios como puntualidad, calidad y costo.
- Identificación de Áreas de Mejora: Utilizar los datos recopilados para identificar áreas de mejora en los procesos de compras y contrataciones.
Estas actividades, aunque gestionables a través de Excel, presentan desafíos en términos de eficiencia, precisión y colaboración. La naturaleza estática de Excel y la dependencia de la entrada manual de datos pueden llevar a ineficiencias y errores, lo que resalta la necesidad de soluciones más avanzadas y especializadas para la gestión en el ámbito de la construcción.
Bildia es el GPS de las compras en la construcción
Bildia se posiciona como una solución integral y avanzada para la gestión en el sector de la construcción, superando con creces las capacidades de herramientas convencionales como Excel. Aquí detallamos las características específicas de Bildia y cómo estas se traducen en beneficios tangibles para mejorar la eficiencia, la toma de decisiones y la colaboración en proyectos de construcción.
Características Específicas de Bildia
- Gestión Integrada de Proveedores y Subcontratistas: Bildia ofrece una plataforma centralizada para gestionar todos los detalles relacionados con proveedores y subcontratistas, incluyendo evaluaciones, seguimiento de rendimiento y gestión de contratos.
- Automatización y Control de Presupuestos: Automatiza el seguimiento de presupuestos y costos, proporcionando una visión clara y actualizada del estado financiero del proyecto, lo que facilita un control presupuestario más efectivo.
- Planificación y Programación Avanzadas: Herramientas de planificación y programación integradas permiten una coordinación eficiente de entregas y servicios, optimizando el uso de recursos y tiempos de proyecto.
- Sistema de Documentación y Cumplimiento de Normativas: Bildia simplifica la gestión de documentación y ayuda a garantizar el cumplimiento de normativas y estándares de la industria, con almacenamiento seguro y fácil acceso a todos los documentos importantes.
- Colaboración y Comunicación Mejoradas: Facilita la colaboración en tiempo real entre diferentes departamentos y equipos, tanto internos como externos, mejorando la comunicación y la eficiencia operativa.
- Análisis de Datos y Reportes en Tiempo Real: Proporciona herramientas de análisis de datos y generación de informes en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones informada y oportuna.
Beneficios Prácticos de Bildia
- Mayor Eficiencia Operativa: Con la automatización de tareas rutinarias y la gestión integrada, Bildia reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar aspectos clave de los proyectos de construcción.
- Decisiones Más Informadas: La disponibilidad de datos en tiempo real y herramientas analíticas avanzadas permiten tomar decisiones basadas en información actual y precisa, lo que reduce los riesgos y mejora los resultados del proyecto.
- Colaboración Fluida: La capacidad de colaborar eficientemente en una plataforma común elimina los silos de información y mejora la coordinación entre todos los involucrados en el proyecto.
- Reducción de Errores y Riesgos: Al automatizar procesos y centralizar la información, Bildia reduce significativamente los errores humanos y los riesgos asociados con la gestión manual de datos.
- Adaptabilidad y Escalabilidad: Bildia se adapta a las necesidades específicas de cada proyecto, independientemente de su tamaño o complejidad, lo que permite a las empresas constructoras escalar sus operaciones de manera eficiente.
En resumen, Bildia ofrece una solución robusta y especializada para superar los desafíos que enfrentan las empresas constructoras en la era digital, proporcionando herramientas avanzadas para una gestión eficiente, precisa y colaborativa de proyectos de construcción.
Da el siguiente paso
Para las empresas constructoras que buscan liderar en este entorno dinámico, es momento de dar un paso adelante. Unirse a la revolución digital con Bildia significa equipar a su empresa con las herramientas necesarias para no solo sobrevivir sino prosperar en la era digital.
La elección entre excel o software par una empresa constructora ya no es un debate sino una decisión ala que hay que ponerle fecha
Invitamos a todas las empresas constructoras, grandes y pequeñas, a explorar cómo Bildia puede transformar su forma de trabajar, optimizar sus operaciones y posicionarlas para el éxito futuro. Es una inversión en eficiencia, seguridad y sostenibilidad.
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