Cómo optimizar los departamentos de estudios, compras y contrataciones de una constructora

Optimizar los departamentos de estudios, compras y contrataciones para las constructoras se ha convertido en un objetivo prioritario para estas empresas de uno de los sectores menos digitalizados en nuestro pais.

Los últimos años han dejado lecciones y aprendizajes en múltiples sectores económicos y sociales donde la digitalización se está convirtiendo en un elemento clave para mejorar la eficiencia y competitividad de cualquier sector; por ejemplo el trabajo remoto, es ahora una realidad gracias a la digitalización y la tecnología, que facilita y permite la optimización de tiempos y recursos.

El sector de la construcción se ha caracterizado tradicionalmente por ser uno de los más reacios a la adopción de nuevas tecnologías. Sin embargo, el panorama actual, marcado por una fuerte competencia y el alza de los precios de los materiales, requiere de una pronta digitalización que palie la ineficiencia de determinados procesos recurrentes en la gestión de la cadena de suministro.

Esta es la clave, a nuestro entender, para optimizar los procesos realizados por los departamentos de estudios y compras de una constructora.

 

¿Cómo funcionan los departamentos de estudios, compras y contrataciones?

A día de hoy, cada proyecto empieza desde cero y tiene que adaptarse a sus necesidades, clientes e incluso a su localización, esto implica que haya procesos más o menos mecanizados pero cada proyecto es prácticamente un prototipo.

Para la realización de los presupuestos iniciales y posteriormente las compras y contrataciones, se realizan una serie de tareas repetitivas, que pueden incluir:

 

Análisis de presupuestos y costes.

Realizan estudios y análisis en base a diversas fuentes de datos de precios, para estimar los costes potenciales en el mercado de los materiales, equipos, y servicios necesarios para completar un proyecto de construcción.

Algunas empresas además realizan periódicamente campañas de recogida de datos sobre sus propios proyectos para generar informes y utilizar esa información en futuras estimaciones, con el objetivo de acelerar el proceso, pero suelen hacerlo con herramientas rudimentarias y procesos manuales en la mayoría de los casos.

 

Identificación de proveedores.

Las empresas están en constante ejercicio de identificación y evaluación de proveedores potenciales de materiales, equipos y servicios necesarios para sus proyectos, en base a criterios tanto geográficos y técnicos, como de evaluación de riesgos, y normalmente es complicado pasar los filtros para establecer las bases de una colaboración entre empresas.

Además, se evalúa la calidad de los productos y servicios, la capacidad del proveedor para cumplir con las necesidades del proyecto y las condiciones de precios y plazos, por lo que el proceso de búsqueda de nuevas empresas compatibles suele ser largo y  farragoso.

 

Solicitud y análisis de propuestas.

Cada proyecto contiene cientos de “líneas de necesidad” que se deben ordenar y canalizar para poder lanzar de forma sistemática las solicitudes al mercado siguiendo los criterios de agrupación, que define cada empresa, y una vez lanzadas las solicitudes hacer el proceso completo de seguimiento de todas las interacciones, procurando mantener informadas a las partes en todo momento sobre cambios, dudas repetidas, etc.

Más tarde, se alinean manualmente las ofertas recibidas (cada proveedor es un mundo), y se revisan en términos técnicos y económicos con el objetivo de preseleccionar los mejores proveedores en cada caso.

 

Negociación con proveedores

Una vez superados los filtros para una colaboración, en cada solicitud se repite  un proceso de negociación en el que se intercambian numerosos emails y llamadas, se establecen los términos y condiciones particulares, y se ajustan las ofertas finales, incluyendo precios, plazos de entrega, y gran cantidad de documentación, entre otros términos de contratación.

 

Adjudicación

Solamente aquí es cuando la constructora está lista para formalizar una adjudicación que el proveedor deberá aceptar.

Cuando se recibe dicha aceptación por parte del proveedor, se prepara una hoja de encargo o contrato, y se notifica a todos los proveedores descartados. En este momento se pasa el control a producción y se inician los procesos de facturación, acopio y gestión de inventario, certificaciones y puesta en obra.

Todo el proceso anterior se realiza de forma progresiva a medida que avanza el proyecto, por lo que una correcta organización de los capítulos y las partidas de obra, y una planificación minuciosa de las solicitudes de compra y contratación es esencial para la correcta ejecución de la obra y el éxito del proyecto en todos los ámbitos.

 

 

¿Qué problemas se derivan de todo este proceso complejo?

Si bien es cierto que , hasta hace muy poco tiempo no había en el mercado realmente soluciones integradoras que que permitiesen agilizar esta serie de procedimientos, algunas empresas constructoras han empezado a abordar esta situación buscando una mayor estandarización del proceso y algunas áreas de optimización mediante automatizaciones, centralización de datos y otras palancas tecnológicas.

A día de hoy la realidad más extendida es que  todos estos procesos se llevan a cabo desde herramientas diferentes y muy manuales, provocando una gran disgregación de la información y una falta de trazabilidad en las diferentes interacciones tanto internamente a nivel de los equipos de trabajo, como con el ecosistema de interlocutores externos

Además, el volcado de la información recibida de diferentes fuentes,  suele hacerse de forma manual, y lejos de automatizar o agilizar el proceso, esto conlleva un enorme esfuerzo por parte de los técnicos de estudios, compras y contrataciones.

Los datos embebidos en estas operaciones, en ocasiones, se recogen, de forma parcial y con dificultad, pero  hay que destinar mucho tiempo y recursos para realizar esta tarea porque todavía se hace de una forma muy manual por parte de las empresas constructoras , por no decir que es algo que no tiene un retorno directo inmediato y no está al alcance de todas todas las empresas con las tecnologías que manejan.

Hablamos de una gran cantidad de información respecto de multiplicidad de entidades diferentes (proyectos, partidas, descompuestos, proveedores, ofertas…), que con las herramientas y la tecnología adecuadas se pueden relacionar entre sí, mediante ciertas reglas, para obtener poder minar esos datos embebidos de la actividad de la empresa de forma transversal, y ponerlos al servicio de la toma de decisiones.

Por ejemplo, podríamos llegar a saber el precio medio de un determinado tipo de material o servicio en los últimos cinco proyectos de una tipología determinada, teniendo en cuenta la zona geográfica y extrayendo el tiempo medio de respuesta de los proveedores adjudicatarios; y esto un solo ejemplo de una de las miles de combinaciones de datos que con herramientas tradicionales simplemente son imposibles de extraer en la operativa diaria. 

La extracción del dato, para que sea eficaz, debe ser una consecuencia de la metodología y las herramientas de trabajo, más que una tarea adicional a la que destinar recursos y tiempo en un día a día normalmente ya saturado de actividad. 

Recoger de forma automatizada y ágil toda esta información, en tiempo real a medida que trabajas,  es clave para permitir a las empresas constructoras ser más competitivas y tener una visión de conjunto cada vez más nutrida y precisa.  

 

Consecuencias de no digitalizar estudios compras y contrataciones para una constructora