Conoce el mejor modelo de colaboración digital para las empresas de la construcción.

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La colaboración digital en el sector de la construcción es necesaria y eficaz.

La colaboración digital ofrece un marco de posibilidades y de crecimiento a las empresas constructoras y a todo el ecosistema de proveedores y subcontratistas, con quien se relacionan, en procesos de estudios, compras o contrataciones.

La forma en la que las empresas se digitalizan es clave para preparar al sector de la construcción para el presente y el futuro, de forma abarcable y ágil. 

Elegir los modelos adecuados es necesario para nuestra competitividad y supervivencia dentro y fuera de España.

En particular, digitalizar los procesos que implican a más de dos empresas en un mismo proyecto, y que en la construcción son muy comunes por ejemplo con compradores, vendedores, fabricantes, colaboradores o subcontratistas, requiere que las interacciones y herramientas digitales que se adopten tengan como claro objetivo fomentar relaciones de largo plazo entre las partes. 

Al fin y al cabo trabajamos con aquellos en quienes confiamos, y las herramientas digitales deben ayudarnos a optimizar esas colaboraciones.

En Bildia, hemos recopilado en esta guía toda nuestra experiencia creando el software en la nube más avanzado para estudios, compras y contrataciones de la construcción, y nuestra observación de la digitalización del sector a nivel internacional.

Te contamos además los secretos de un modelo de digitalización que aporte valor a todos los agentes de la construcción, y permita migrar al entorno digital estos procesos clave de nuestra industria, de forma rápida y sencilla. 

Muchos ecosistemas, redes o herramientas digitales que implican a partes compradoras y vendedoras en otros sectores, trabajan con un modelo de control absoluto de las interacciones, aportando una pequeña parte de valor al usuario, y a cambio capturando una gran parte del valor para sí mismos en el proceso

Pongamos un ejemplo: cuando utilizamos una plataforma de alquiler de alojamientos como Airbnb, hasta que no hemos cerrado el trato y hemos pagado no conocemos la información de localización de la vivienda y no podemos contactar con el propietario de la vivienda escogida.

Esto tiene sólo una explicación y es que Airbnb necesita controlar por completo la interacción entre las dos partes para poder capturar valor en la interacción.

Este modelo funciona perfectamente para transacciones aisladas o no recurrentes, como cuando alquilas un coche, compras en Amazon o encuentras alojamiento en Airbnb, ya que las posibilidades de que quieras volver a alquilar el mismo apartamento o el mismo coche son mínimas.

Sin embargo en modelos de colaboración entre empresas como es el caso de las compras para obras de construcción, en los que es esencial trabajar una relación de confianza, e intercambiar información importante para lograr un objetivo común, esto de controlar las interacciones, sencillamente no funciona. 

En el sector de la construcción, esa complejidad y la duración de los proyectos hacen que sea absolutamente fundamental no sólo permitir, sino también fomentar una comunicación directa y una colaboración de largo plazo. 

Un sector como el de la construcción, que cuenta con márgenes  y tiempos  ajustados, y está en plena lucha por optimizarse, ser más competitivo y más digital, no puede errar en los modelos que elige para su transformación. 

La colaboración comienza por la comunicación, pero ésta tan sólo es una de las claves de un modelo de trabajo eficiente y de largo plazo entre empresas del sector, que te contamos a continuación.

Comunicación y colaboración digital en el sector de la construcción.

Desde la misma génesis de un proyecto de construcción, los departamentos de estudios, compras y contrataciones se afanan por ajustar precios, acuerdos y contratos.

La agenda laboral está cargada de reuniones, visitas, llamadas, correos electrónicos y todas estas acciones generan mucha información que no siempre es recogida, gestionada y guardada de la forma más evidente.

La frase “mándamelo por email que no encuentro el mensaje” es muy típica en un sector que adolece de automatización y procesos digitales en su gestión diaria. Y en este contexto, la utilización rápida y eficiente de los datos de las interacciones resulta completamente inviable.

Si la comunicación entre dos personas no siempre es sencilla, cuando intervienen diferentes personas de varios departamentos de varias empresas a la vez, el resultado suele acabar en falta de rentabilidad, *aumento de reclamaciones* y pérdida de tiempo solucionando *errores* que podían haber sido subsanados.

Todas las obras de construcción tienen el mismo objetivo desde su comienzo: conseguir el desarrollo de un trabajo de la mejor calidad posible, con la rentabilidad esperada.

Teniendo en cuenta los márgenes ajustados, la colaboración entre los diferentes actores que intervienen en un proyecto -tanto internos como  externos a la constructora- es fundamental para la satisfacción final de todas las partes. 

¿Cuántas visitas de fabricantes, distribuidores, instaladores y demás proveedores puede recibir una empresa al mes?

Afortunadamente cada día son menos, porque el sector se ha dado cuenta de que la merma de tiempo para sus equipos de trabajo es considerable.

Atender a vendedores y a subcontratistas peleando dos decimales no es productivo, al menos de forma recurrente a lo largo de toda una jornada.

La colaboración leal y efectiva en el sector de la construcción debe comenzar por el uso de herramientas y procesos que permitan el uso inteligente de la información y los datos recogidos en el proceso comunicativo.

Ventajas de digitalizar la relación entre constructoras y subcontratistas.

La cadena de aprovisionamiento de la construcción implica transacciones comerciales entre empresas de distinta índole dentro del sector. 

Para tener éxito en la digitalización de estas dinámicas en un sector tan ávido de digitalización como éste y tan complejo en sus procesos relacionados con las obras, el modelo de digitalización debe reunir una serie de características únicas, que Bildia ha tenido en cuenta en el desarrollo de su tecnología y la elección de su modelo de plataforma:

Colaboración digital directa entre las empresas:

En el entorno digital, las empresas de la construcción tienen que poder utilizar  herramientas potentes y flexibles que favorezcan la colaboración sin intermediarios que mermen el contacto y la negociación directa. 

Los modelos tipo marketplace puramente transaccionales no pueden responder a estas necesidades para optimizar procesos empresariales complejos, como la gestión de compras y contrataciones de una obra de construcción.

Es esencial que las herramientas y ecosistemas digitales aporten mucho más valor que la propia transacción, por sí mismos y por lo que permiten hacer al usuario. 

Flexibilidad en las transacciones y en la contratación:

En la construcción, las empresas deben poder elegir el método y canal de cobro y/o pago, así como los términos del mismo en sus acuerdos comerciales en función del área de trabajo a la que se dediquen y las necesidades de cada obra.

Las soluciones de  software en la nube que digitalicen la construcción, deben permitir esa flexibilidad, o aportar valor a todas las partes implicadas en la gestión de estos procesos..

 Una de las ventajas de la digitalización de compras y contrataciones, es que facilita, acelera y permite documentar el proceso completo hasta el cierre del acuerdo, recogiendo toda la información producida a lo largo del proceso de estudio y negociación entre las partes.

Hoy en día además resulta extremadamente sencillo y seguro ejecutar tareas como la firma de documentos o contratos en la nube, utilizando sistemas similares a la autenticación que se requiere cuando abrimos la app del banco, por ejemplo.  Esto supone un ahorro de tiempo considerable en tareas repetitivas de poco valor añadido, y añade claridad a compradores y vendedores. 

Colaboración en un entorno digital a largo plazo, construyendo relaciones.

El entorno digital debe permitir que las empresas establezcan relaciones duraderas que, ojalá, puedan ser recurrentes en diferentes trabajos a lo largo del tiempo. 

En definitiva, si la colaboración es buena, lo más eficiente es continuarla en diversas obras y proyectos. 

Cada ocasión es importante para que las empresas se conozcan y optimicen sus relaciones, y lo mejor para construir ese conocimiento mútuo es tener la posibilidad de disponer de una una trazabilidad plena de las interacciones previas. 

Documentos, conversaciones, contratos, y presupuestos pueden ser fácilmente localizables para su consulta por diferentes miembros de cada empresa tanto si se quieren utilizar para ser compartidos,  analizados, o para tomarlos de referencia en obras posteriores, por citar algunos ejemplos.

De nuevo los modelos digitales tradicionales, puramente orientados a la transacción y centrados en el modelo de comisiones,  no responden a estas necesidades ni aportan el valor necesario a las empresas que los utilizan.

Capacidad de colaborar con múltiples agentes en un proyecto u obra a largo plazo:

Cualquier proyecto de construcción complejo engloba decenas o cientos de proveedores y subcontratistas. Las constructoras y promotoras necesitan coordinar sus peticiones de presupuestos, ofertas y contrataciones con todos ellos, como si se tratase de una orquesta, siempre dentro del contexto de la obra, entendida como un todo, también dentro del contexto de la empresa, entendida como la suma de todas sus obras y de todos los datos derivados de las mismas. 

Esto requiere herramientas digitales que no sólo permitan saber qué proveedores participan en cada proceso, sino que verdaderamente permitan orquestar y centralizar, de forma sencilla, las colaboraciones, las comunicaciones, los datos numéricos y temporales de todo un ecosistema de proveedores que se requiere para asegurar el éxito de una obra.

Los departamentos con operaciones complejas y proyectos a largo plazo (de varios meses o años) requieren de una capa de gestión añadida a los estudios, compras y contrataciones en el entorno digital. 

Es necesario permitir que distintas empresas puedan organizarse en torno a un proyecto como una obra, con múltiples proveedores coordinados. 

Una obra no puede ser una mera sucesión de transacciones sin una jerarquía que las organice y las relacione entre sí. En el entorno digital la obra debe ser  la unidad de organización de datos, relaciones y procesos.

Especialización y alto grado de tecnificación en las funcionalidades digitales:

El sector de la construcción es especial en muchos aspectos. 

Por ejemplo, a nivel de manufactura, los edificios cambian y deben adaptarse cada vez más a su entorno, su programa y los requerimientos del cliente. La complejidad añadida por esta condición  hace necesario tener herramientas específicas para la construcción. 

Por ejemplo herramientas y funcionalidades que se ajusten a la manera de estructurar estudios, presupuestos, mano de obra y otras partidas del trabajo diario de las empresas constructoras y promotoras, y que aceleren y mejoren estos procesos.

Las constructoras y promotoras comparten a grandes rasgos algunos procesos generales con empresas de otros sectores: por ejemplo la gestión de recursos humanos o la necesidad de controlar la facturación, entre otros.

Existen en el mercado diversas soluciones que digitalizan esos procesos básicos, comúnmente conocidas como ERPs.  

Sin embargo, en nuestro sector existe una gran cantidad de particularidades, particularmente en el área de estudios, compras y contrataciones, y en los procesos de la obra. 

Estas particularidades hacen que el desarrollo de software específico para estos procesos pueda aportar mucho valor a estas empresas, en forma de ahorro de tiempo, costes, centralización y automatización de procesos, y control de datos de sus actividades 

Los softwares en la nube especializados en digitalizar la construcción, como es el caso de Bildia, permiten una implementación muy rápida para conseguir todo ése valor, y un trabajo autónomo pero conectado a los ERPs de manera que se complementan muy bien con estos, a un coste muy reducido. 

Por poner un ejemplo, hoy en día nadie se plantea dibujar planos sin una herramienta CAD o BIM. Es decir, se utiliza la herramienta más eficiente y específica posible, para un proceso clave. 

Los planos que se producen en esas herramientas se almacenan sin problema en el servidor de cada empresa. De la misma manera, todos los procesos de compras y contrataciones que se hacen en Bildia son fácilmente consultables y se pueden almacenar en cualquier ERP.

No tiene sentido hacer estos procesos manualmente o con herramientas obsoletas, cuando existen softwares que los optimizan de manera sencilla, pues se trata de tareas clave, que representan más del 50% del gasto de una obra y están entre los factores que más impactan el beneficio de las constructoras y promotoras.

Generar reputación y ser reconocido por las contribuciones a cada obra

Otra de las particularidades de nuestro sector, es que se manejan riesgos diversos y muy importantes: riesgos financieros de pagos o cobros, riesgos de no cumplir con las calidades esperadas o no adoptar las soluciones técnicas adecuadas, riesgos asociados a la obra, retrasos y penalizaciones, etc. 

Por este motivo la construcción es uno de los sectores en los que conocer a tus colaboradores y confiar en ellos es especialmente importante. 

Existen múltiples indicadores que permiten a las empresas evaluar la idoneidad de sus colaboradores y clientes de manera sencilla y positiva para todos. 

Las herramientas y ecosistemas digitales para la construcción  deben favorecer la generación de esa confianza, facilitando y acelerando el acceso a información de valor, y ayudando a que cada empresa sea reconocida por su trabajo de calidad, no sólo en términos cuantitativos, sino cualitativos. 

Por ejemplo, una forma interesante de que todas las contribuciones de cada empresa se reflejen, es que exista una pequeña componente de perfil en la que cada obra en la que se participa, pasa a formar parte de un portfolio, de manera que otras empresas pueden ver en dónde has trabajado, de manera gráfica y sin que tú tengas que realizar ningún esfuerzo adicional, como diseñar o poblar una web.  

Un entorno digital con información clara y de calidad fomenta la profesionalidad, la capacidad de planificación, reduce imprevistos y esfuerzos improductivos, y en general  beneficia de forma muy clara y a corto plazo  a todo el sector.

Ampliar redes comerciales y acceder a nuevas oportunidades.

En todo ecosistema comercial, tanto digital como analógico, es esencial el acceso a nuevas oportunidades de negocio en dos ámbitos. 

En primer lugar, es importante fomentar nuevas oportunidades de negocio entre empresas y personas que ya se conocen, facilitando la comunicación y la actualización de oportunidades para todos, así como mejorando sus herramientas de colaboración mútua. 

En segundo lugar, es clave contribuir a ampliar las redes y las oportunidades comerciales de cada empresa fuera de sus contactos existentes, con información y colaboraciones de calidad.  

El modelo de Bildia permite conseguir ambas cosas en un mismo entorno, con total naturalidad, ya que se basa en su misma esencia en la construcción de relaciones transparentes y de largo plazo entre empresas. 

Gracias a nuestro modelo de suscripción basado en el valor aportado por nuestra herramienta, y no por las compras o ventas que se realicen, los contactos que generamos son directos y sin intermediación alguna, dejando que los equipos de compras y desarrollo de negocio hagan lo que mejor se les da.

Seguimiento y organización de múltiples datos, documentos y conversaciones.

Como explicábamos anteriormente, las compras y contrataciones son un área clave del sector. Suponen más del 50% del gasto de las obras, son uno de los tres factores de negocio más importantes para constructoras y promotoras, y las ventas asociadas son la condición esencial para el funcionamiento y el crecimiento del ecosistema de proveedores.

Por lo tanto, uno de los mayores valores que tiene la digitalización para el sector de la construcción, es la organización semiautomática de las operaciones, documentos y en especial de los datos de todas las compras y contrataciones asociadas a cada obra. 

Aportar jerarquía, orden y la posibilidad de acceder a datos de todo tipo sobre nuestras propias operaciones en tiempo real, es de un valor incalculable.

El control y el conocimiento de los datos permite optimizar el negocio, conocer mejor nuestro trabajo y el mercado, tomar decisiones estratégicas, justificar decisiones, y tener trazabilidad completa de lo que hacemos. 

Utilizar herramientas digitales para la construcción, como Bildia, permite a las empresas conseguir todo esto sin añadir ni una sola hora de trabajo extra ni tampoco complejidad a los procesos que ya se ejecutan en el día a día. Al contrario, lo que conseguimos es además acelerar y simplificar todos estos procesos. 

Por otro lado, si miramos este aspecto de forma más amplia, el control y la toma de decisiones basadas en datos es clave para la competitividad del sector, pero también para aspectos tan importantes como la sostenibilidad a medio plazo, ya que puede permitir analizar el todos los productos, sistemas y servicios implicados en cada obra de una manera hasta ahora inalcanzable.

Qué es una Red Comercial Digital (Market Network) para la construcción.

En base a todo lo anterior, el único modelo digital de plataforma que se adapta realmente bien a estas necesidades es el de Market Network o Red comercial

En resumen, se trata de un modelo que unifica tres grandes funciones digitales en una sola herramienta intuitiva y potente:

  • Una componente comercial, que engloba todo lo relacionado con los estudios, compras y contrataciones.
  • Una componente social, que permite la generación semiautomatizada de un portfolio de colaboraciones, referencias y relaciones entre empresas, que son clave como soporte a la parte comercial. Esto reduce mucho y centraliza el esfuerzo dedicado por las empresas a mostrar su trabajo en múltiples canales como Instagram o Linkedin, que también se pueden recoger en Bildia.
  • Una herramienta de gestión de procesos de estudios y compras, que permite englobar y coordinar las dos componentes anteriores en torno a proyectos de largo plazo y con varias empresas implicadas, como es el caso de las obras de construcción.

La unión de estas tres componentes genera además, para cada empresa, un ecosistema de datos ideal para mejorar su inteligencia de negocio.

En el caso de Bildia particularmente, añadimos al concepto de red comercial toda la especificidad del sector de la construcción, con herramientas potentes, intuitivas e innovadoras al servicio de los procesos de estudios y compras. Bildia es la mejor solución de software en la nube para todos estos procesos.

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